ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE

MISSION DE L’ORGANISME
Promouvoir le bien-être, l’autonomie et l’épanouissement des personnes aînées de la MRC des Collines-de-l’Outaouais en développant des initiatives et des services à leur bénéfice.

SOMMAIRE DE LA FONCTION:
Sous l’autorité de la direction générale et travaillant en étroite collaboration avec l’équipe et les
bénévoles des Services aux Ainés des Collines, l’adjoint.e administratif.ve est responsable de soutenir la
direction générale dans ses fonctions de planification, d’organisation, et de communication. Il.elle est
également responsable de gérer les ressources matérielles, immobilières et collabore à la gestion
financière.

TÂCHES RELIÉES AU POSTE

Générale

  • Assister la direction générale dans ses tâches quotidiennes (appels, courriels, rendez-vous,
    réunions, suivis, approbations, courrier, etc.) ;
  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et assurer les suivis avec l’équipe ;
  • Assurer le suivi des rapports des divers projets et voir à la compilation et la mise à jour de
    l’information ;
  • Accomplir toute autre tâche de même nature ou d’ordre général demandée par la direction
    générale dans le cadre de ses fonctions.
  • Administratives / Finances / Inventaire et achats
  • Composer, réviser et/ou faire la mise en page de diverses communications écrites (courriels,
    lettres, remerciements, envois massifs, relances, affiches, etc.) ;
  • Effectuer de l’entrée de données (statistiques, tableaux de bord, etc.) ;
  • Assister la direction générale dans la planification et coordination des réunions du conseil
    d’administration, l’assemblée générale annuelle, les réunions d’équipe et des différents comités
    (convocations, présences, préparations des documents, prise de notes, résolutions, procès-verbaux
    etc.) ;
  • Assister la direction dans les tâches financières (traitement de la paie, paiement de factures, suivi
    budgétaires, dépôts, etc.);
  • Assurer l’inventaire des produits de papeteries et articles de bureau, faire approuver les requêtes
    et procéder aux achats/commandes de fournitures ou autres commandes selon les besoins.
  • Communication :
  • Coordonner les infolettres et les envois électroniques (Mailchimp) ;
  • Effectuer la gestion des comptes média sociaux (messages, publications, etc.) ;
  • Assurer la gestion et la mise à jour des documents de communication (site web, entêtes de lettres,
    politiques, gabarits, etc.);
  • Créer des documents avec Canva (publicités pour réseaux sociaux, invitations, affiches etc.).
  • QUALIFICATION ET EXPÉRIENCE:
  • Diplôme d’études collégiales en administration et/ou communication ou tout autre domaine jugé
    pertinent;
  • Minimum 5 années d’expérience en administration et/ou communication ou tout autre domaine
    jugé pertinent;
  • Grande autonomie et capacité de gestion des priorités et des imprévus;
  • Habiletés informatiques acquises: Suite Office, Onedrive, Canva, Mailchimp, Hestia (atout) maitrise
    d’internet et des réseaux sociaux;
  • Forte capacité d’analyse et de synthèse;
  • Capacité à traiter des informations confidentielles.
  • EXGIGENCES LIÉES AU POSTE:
  • Excellente connaissance du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Posséder un permis de conduire valide et avoir accès à une voiture.
  • CONDITIONS DE TRAVAIL:
  • Emploi à temps plein et permanent (35 heures/semaine);
  • Salaire situé entre 28$ et 30$ / heure selon l’expérience;
  • 3 semaines de vacances dès la première année;
  • Frais de déplacements remboursés ($0.61 du KM). Assurances collectives, Fonds de pension et
    autres avantages sociaux;
  • Horaire flexible du lundi au vendredi et possibilité de télétravail en formule hybride (entente avec la direction au préalable). Exceptionnellement, l’employé.e peut être appelé.e à travailler les soirs ou les fins de semaines.
  • Pour postuler, veuillez envoyer votre C.V. accompagné d’une lettre de motivation au plus tard le
    vendredi 26 avril 2024, par courriel à:
    Mme Carole Dagenais, Directrice générale dg@servicesauxaines.org

Adresse du lieu de travail

MRC des Collines

Employeur

Service aux Ainés des Collines

Type d’emploi

Temps plein / 35 heure/semaine

Horaire

Jour

Disponibilités

Semaine

Salaire

28.00$ à 30.00$ / heure

Date de début d’emploi

À déterminer

Expérience

5 ans

Pour postuler

Carole Dagenais