Adjointe administrative
Description de l’entreprise
Maison d’aide et d’hébergement pour les femmes et leurs enfants victimes de violence
Description de l’offre d’emploi
Compte tenu de notre mission, ce poste est STRICTEMENT RÉSERVÉ AUX FEMMES.
Secrétariat : recevoir les appels téléphoniques et les courriels; rédiger des lettres et des rapports; remplir des formulaires et préparer des documents administratifs; soutenir l’équipe dans la préparation, la rédaction et la mise en page de documents; classer les dossiers; soutenir les travaux des divers comités de travail internes et rédiger les comptes-rendus; assurer le suivi de la correspondance avec les donateurs et les participants aux activités d’autofinancement; voir au bon fonctionnement des équipements informatiques et de télécommunication; compiler des statistiques.
Finances : compiler les heures de travail et faire l’entrée dans le service de paie; faire la répartition des coûts liés aux salaires et aux dépenses; faire les remises des contributions au régime de retraite; préparer et effectuer les dépôts bancaires; préparer les reçus officiels aux fins d’impôt; gérer les comptes fournisseurs; préparer les paiements des factures; rassembler les documents nécessaires à la tenue de livres externes; coordonner l’audit comptable annuelle et assurer la liaison avec le vérificateur.
RH : faire la mise à jour des documents de gestion des RH; effectuer différentes tâches pour l’embauche et pour les fins de lien d’emploi; préparer les ébauches des contrats annuels.
Autres : appuyer la DG dans l’entretien de la propriété et du véhicule de l’organisme; à l’occasion, faire les achats nécessaires selon les besoins de la Maison.
La personne doit être organisée, rigoureuse, méticuleuse, autonome, créative, débrouillarde, fiable, avoir la capacité de prendre des décisions, faire preuve d’initiative, avoir une capacité d’analyse, rechercher des solutions, bon esprit d’équipe, développer des techniques de travail efficaces et justes ou des processus facilitant son travail afin de maintenir une bonne qualité de service, respecter la confidentialité des renseignements personnels et protéger la vie privée; respecter l’approche féministe et les règlements de la Maison.
La maîtrise de l’anglais oral et écrit est nécessaire afin de pouvoir desservir nos hébergés, fournisseurs et donateurs anglophones.
Présence au travail du lundi au jeudi, 34 heures. Doit posséder un permis de conduire valide et avoir accès à un véhicule. Être en mesure d’obtenir un certificat d’empêchement judiciaire en lien avec l’emploi.
Avantages sociaux très avantageux.
Langues
- Français parlé et écrit – Élevé
- Anglais parlé et écrit – Moyen
Formations
- Diplôme d’études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique – Comptabilité
- Diplôme d’études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique – Secrétariat
Expérience
3 à 5 ans
Compétences
- Assiduité et ponctualité
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de l’initiative